Herrschaftszeiten noch mal! Musste ich echt erst wieder hier herum fluchen. Wie so viele andere Menschen, die sich den Papierkram sparen wollen, bin ich auch kein Fan davon, irgend einen Schrieb als PDF auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und wieder per Mail zu verschicken. Den unterzeichneten Ausdruck entsorgen? Ja nee, ist ja jetzt wieder irgendwie ein verbindliches Original. Also lieber – sofern vom Adressaten nicht verweigert – digital signiert. Geht ja. Im Adobe Reader kann man sich ein digitales Zertifikat erstellen. Das kann dann zur Signierung von PDFs verwendet werden. Mit Zeitstempel, Name in Klartext und Ort. Wenn man möchte. Persönlich nutze ich das schon eine ganze Weile. Brauchen kann ich das aber nur so zwei mal im Jahr. Und hin und wieder wirft Adobe in der Zeit dazwischen ein Update für den Adobe Reader raus. Was wiederum dazu führen kann, dass sich die ein oder andere Funktion nicht mehr dort befindet, wo man sie gewohnt ist. Kennt man von Microsoft Office. Der erste große Schreck kam, als der Reader dann optisch komplett aus den 90ern in das aktuelle Jahrtausend gehievt wurde. Da musste man erst in den Einstellungen des Readers die alte Ansicht für die Optionen im Unterschriftenmenü wieder aktivieren. Wurde wohl zugunsten einer fancy Optik damals wegrationalisiert.Zu Beginn möchte ich zwei wichtige Hinweise geben:
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Die wie hier beschrieben erstellten Signaturen bzw. Zertifikate sind natürlich nur lokal gültig bzw. als gültig klassifiziert. Eure Zertifikate sind nirgends offiziell als echt bestätigt, weshalb sie natürlich auch in keinem Zertifikatspeicher auf anderen Rechnern zu finden sind. Zwar könnt ihr die exportierten Zertifikate an den Empfänger versenden, aber wirklich vertrauenswürdig wäre auch das nicht. Kurz: Wer euer Zertifikat nicht installiert hat, wird es eventuell als nicht vertrauenswürdig angezeigt bekommen. Es dient hier also eher dazu, eine etwas glaubwürdigere Signatur als eine einfach eingescannte Unterschrift bereit zu stellen und muss nicht von jeder Stelle als gültige Unterschrift akzeptiert werden.
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Unabhängig wie vertrauenswürdig so selbst erstellte Zertifikate auch sein mögen: Es nützt euch nichts, wenn der Empfänger ein unterschriebenes Totholzoriginal verlangt.
Bei mir hat das mit den bisherigen Empfängern immer geklappt: Mietvertrag, Steuerberater (der übermittelt den ganzen Kack auch nur digital übers Internet ans Finanzamt) und keine Ahnung wo noch.
Nun war es wieder mal so weit. Der Steuerberater brauchte eine Unterschrift. Schon beim Öffnen des PDF wusste ich aber, dass bei der letzten Signierstunde schon irgendwas anders war, wiederum davor. Werden derlei Funktionalitäten nur alljährlich einmal benötigt, muss man gewohnheitsmäßig suchen.
Meine Annahme aufgrund meines letzten vermeintlichen Kenntnisstandes: Werkzeuge öffnen, Ausfüllen und Unterschreiben. Gleich das zweite Icon in der Liste. Unterschreiben ja, aber nicht signieren. Ein Bild mit einer Unterschrift kann jeder einfach in ein PDF ballern. Nein, das suchte ich nicht. Zum Unterschreiben senden? Nein, das war es auch nicht. Dennoch mal kurz ausprobiert. Nein. Zertifikate? Ja nee, da war die Option noch nie versteckt. Also kurz im Netz auf der Seite von Adobe die Anleitung dazu gelesen. Ha! Nicht aktuell. Passt jedenfalls nicht zur notwendigen Vorgehensweise.
So heißt es dort:
Signatur mit einer vorhandenen digitalen ID
Quelle: Adobe Hilfe
Gefunden habe ich den Kram dann doch unter Werkzeuge/Zertifikate. Habt ihr euch sicher schon gedacht, weil es im Bild oben schon rot hervorgehoben ist. Der Vollständigkeit halber sei es an dieser Stelle aber auch noch mal erwähnt. Ist das Werkzeug Zertifikate auswählt, findet sich nämlich auch unterhalb der Menüleiste die Option Digital unterschreiben. Und da wollen wir hin.
Dokument digital signieren
Wer schon eine Signatur importiert oder erstellt hat, und wem es eben auch nur so ergeht, wie mir einmal im Jahr, ist quasi fertig. Ein Klick auf Digital unterschreiben verändert den Cursor und man wird genötigt, einen Rahmen zu ziehen, in welchem die Signatur dann erscheint. Der sollte natürlich entsprechend der Vorlieben und Position gewählt werden. Wer eine von sich eingescannte Unterschrift als Bild integriert hat, sollte eine angemessene Größe des Feldes wählen. Sonst sieht die Unterschrift vielleicht etwas zu klein oder zu groß aus. Und dann muss man den Vorgang komplett erneut durchlaufen. Ist ein Rahmen gezogen, öffnet das Unterschriftenmenü.
Hier einfach die gewünschte Signatur und Erscheinungsbild auswählen, Dokument nach Unterschrift sperren oder nicht und mit Eingabe des Passwortes das Unterschreiben bestätigen. Unterschrift ist gesetzt. Man wird nun aufgefordert, das Dokument mit der Unterschrift separat zu speichern. Es ist ggf. etwas größer, als das Original, was damit zusammen hängt, dass nicht nur die Signatur, sondern ggf. auch das Bild der Unterschrift mit gespeichert wird. Die Signierung ist nun vollständig abgeschlossen, das Dokument kann per Mail versendet werden.
Import der Signatur
Wer bereits wie ich im Besitz einer ID ist, kann diese nun verwenden. Wird sie nicht angezeigt, muss sie importiert werden. Wer schon vor zig Jahren – meine ist von 2014 – eine Signatur erstellt und schlauerweise exportiert hat, hat nun hoffentlich das dafür gültige Passwort griffbereit. Selbiges wird nun nämlich benötigt, wie übrigens jedes Mal, wenn man ein PDF digital signieren möchte.
Wer irgendwelche Hardware oder einen Zertifikatsserver besitzt, kann zwar auch diese Optionen für den Import wählen, ich habe allerdings nur eine Datei. Ich belasse alles so wie im Screenshot, klicke auf Weiter.
Was hier zutun ist, kann man leicht erraten. Die Festplatte kann jetzt manuell nach dem Zertifikat der Signatur durchsucht werden. Wer beim Export seinerzeit sicheren Export gewählt hat, benötigt nun das zur Signatur gehörige Passwort.
Meine Signatur habe ich bereits August 2014 erstellt und exportiert. Die meiner Frau ist erst von November 2016. Beide Signaturen sind als .pfx gespeichert und die dazugehörigen Passwörter liegen sicher in meinem Tresor. Die Zertifikate können übrigens auch per Doppelklick in den Windows Zertifikatespeicher importiert werden. Einfach dem Assistenten folgen. Die Signatur steht dann direkt beim Schritt Dokument unterschreiben in der Liste Unterschreiben als: zur Auswahl. Und somit natürlich auch anderen Programmen, welche die Nutzung von Signaturen erlauben. Soweit zum Import. Wer das geschafft hat, kann nun wie oben beschrieben, seine PDFs nach Herzenslust unterzeichnen.
Digitale Signatur erstellen
Wer noch nie eine Signatur besaß, kann nun lernen, wie man sich eine erstellt. Der Weg ist anfangs der selbe, wie der, zum Import. Statt dann bei Digitale ID hinzufügen den Import zu wählen, einfach ganz unten die Erstellung einer neuen ID wählen, den obligatorischen Klick auf Weiter hinter sich bringen und die Entscheidung treffen, welche Art des Speichers man wählen möchte: Neue digitale ID-Datei im PKCS#12-Format (pfx) oder Windows-Zertifikatspeicher. Letzteres läuft auf das Ergebnis raus, welches ich einen Absatz weiter oben beschrieb. Wenn ich nicht irre, müsste sich das Zertifikat auch aus dem Windows-Zertifikatsspeicher exportieren lassen. Persönlich finde ich es einfacher, die ID als Datei zu erstellen. Da weiß man, wo die Signatur ist. Also neue Datei wählen.
Im nun erscheinenden Fenster die gewünschten Daten eintragen. Name und Mail sind Pflicht. Ohne wäre es auch albern. Verschlüsselungsstärle auswählen und bestätigen.
Im nächsten Schritt nun noch den Speicherort wählen und ein Passwort vergeben. Sollte man sich entweder gut merken, notieren oder in einem Passwortmanager speichern. Das PW wird bei jedem Einsatz abgefragt. Abschließend bestätigen und fertig. Die ID kann nun direkt verwendet werden. Wer seine Unterschrift dazu haben möchte, sollte nicht zu klein und gut erkennbar auf einem weißen Blatt Papier unterschreiben und dieses Fotografieren oder einscannen. Eventuell noch ein bisschen zurecht schneiden, speichern und beim Setzen der Unterschrift noch auswählen. Ihr habt nun eine vollständige Signatur, mit der ihr eure PDFs unterschreiben könnt, ohne den entsprechenden Wisch ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen zu müssen. Natürlich können anschließend auch andere geforderte Personen ihre Signatur auf das Dokument setzen.
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